Guten Tag
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Mein Kalender
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Team-Kalender
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Letzte Einsätze
| Datum | Klient | Tätigkeit | Dauer | Status |
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Einsatz erfassen
Wähle zuerst aus was du gemacht hast.
Neuer Eintrag
Betreuung (ganztägig)
Vollbegleitung, Reiseprojekt — Abrechnung per Tagessatz
Betreuung (stundenweise)
Einspringen, Teilschicht — Abrechnung per Stunde
Shuttle / Fahrdienst
Arzttermin, Behördengang, Transport
Bereitschaft
Rufbereitschaft, Nachtbereitschaft
Sonstiges
Teambesprechung, Supervision, Fortbildung
Dienstplan
Wer wann wo im Dienst ist.
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Meine Dienste
Deine Dienste, so wie sie im Dienstplan stehen.
Diese Woche
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Dieser Monat
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Einzelschichten in Stunden, durchgehende Einsätze in Tagen.
Stimmt etwas nicht? Sag es der Leitung — sie trägt es im Dienstplan ein, und damit gilt es.
Meine Stunden
Übersicht aller erfassten Einsätze.
Diesen Monat
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Gesamt
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| Datum | Klient | Tätigkeit | Zeit / Zeitraum | Dauer | Status | |
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Handbuch
Dienstanweisungen und Abläufe zum Nachschlagen. Was für dich gilt, steht hier.
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Formulare & Dokumente
Lade deine Unterlagen hoch und lade Formulare herunter.
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Datei auswählen oder ablegen
PDF, JPG, PNG
Meine Dokumente
| Typ | Beschreibung | Datei | Datum | Status |
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Downloads — Formulare
Anforderungsschreiben Führungszeugnis
Für das Einwohnermeldeamt — SPIELRAUM. Jugendhilfe GmbH
Befreiungsantrag Rentenversicherung
Nur für Minijob — das Formular gibt die Minijob-Zentrale heraus
Stunden & Betreuungszeit
Ein Monat, alle aktiven Personen. Anwesenheit laut Dienstplan, von Beginn bis Übergabe gerechnet — dieselbe Zahl wie in der Kachel im Dienstplan. Eingereichte Stunden gibt es nur bei Abrechnung über einen Auftrag; für Beschäftigte gilt der Dienstplan.
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Betreuungstage
Im laufenden Jahr, bis einschließlich heute.
Berichte nachlesen
Was in den Schichten vor dir passiert ist — chronologisch, für die Klienten, denen du zugeordnet bist.
Tagesbericht schreiben
Bitte täglich ausfüllen — vollständig und ehrlich.
Der Bericht muss wiedergeben, was tatsächlich war.
Er ist ein rechtlich relevantes Dokument — im Hilfeplangespräch, gegenüber dem
Jugendamt und im Streitfall vor Gericht. Was darin steht, muss stimmen; was fehlt,
fehlt dauerhaft.
PAUL Nimmt dir das Schreiben ab, nicht das Beobachten. Du gibst Stichwörter ein, PAUL formuliert daraus zusammenhängende Sätze. Er erfindet nichts und ergänzt nichts — was du nicht eingibst, steht auch im Entwurf nicht. Reichen die Stichwörter nicht, sagt er dir, was fehlt, statt die Lücke zu füllen.
Jeder Entwurf ist ein Vorschlag. Lies ihn, ändere ihn, und wenn er nicht passt, schreib selbst. Unterschrieben hast am Ende du, nicht PAUL.
PAUL Nimmt dir das Schreiben ab, nicht das Beobachten. Du gibst Stichwörter ein, PAUL formuliert daraus zusammenhängende Sätze. Er erfindet nichts und ergänzt nichts — was du nicht eingibst, steht auch im Entwurf nicht. Reichen die Stichwörter nicht, sagt er dir, was fehlt, statt die Lücke zu füllen.
Jeder Entwurf ist ein Vorschlag. Lies ihn, ändere ihn, und wenn er nicht passt, schreib selbst. Unterschrieben hast am Ende du, nicht PAUL.
Neuer Tagesbericht
Stichworte aufschreiben, PAUL formuliert
Schreib in eigenen Worten auf, was heute war — Reihenfolge und Vollständigkeit
sind egal. PAUL ordnet das in die Felder unten ein und formuliert es aus.
Er ergänzt nichts: Wozu nichts dasteht, bleibt leer.
Woran du denken kannst
Tagesablauf · was passiert ist · Kontakt zu Bezugspersonen ·
multiprofessionelle Zusammenarbeit · Medikation · Stimmung und Schlaf ·
nächste Schritte · Weitergabe an die nächste Schicht
Schreib Rollen statt Namen — Lehrerin, Nachbar, Sachbearbeiterin. Dann muss PAUL nicht raten.
Fotos werden dem gewählten Klienten zugeordnet — danach vom Handy löschen.
Fotos auswählen (mehrere möglich)
Fahrtkosten
Erstattungssatz: 0,30 € pro km. Bitte zum Ende des Einsatzes einreichen.
Neue Abrechnung
Fahrten
Gesamt:
0 km = 0,00 €
Meine Abrechnungen
| Monat | Fahrten | km | Betrag | Status | |
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Auslagenerstattung
Hinweis zu Originalbelegen
Scanne jeden Beleg einzeln mit Adobe Scan und hänge ihn direkt an die passende Position — eine Datei je Beleg, nicht mehrere auf einem Bild. Erlaubt sind PDF, JPG und PNG. Die Originalbelege bitte bis zur Genehmigung aufbewahren.
Empfohlene Scanner-App: Adobe Scan (kostenlos)
App Store (iOS) Google Play
Empfohlene Scanner-App: Adobe Scan (kostenlos)
App Store (iOS) Google Play
Neue Auslagenerstattung
Positionen
Gesamtsumme:
0,00 €
Meine Erstattungen
| Eingereicht | Zeitraum | Positionen | Betrag | Status |
|---|---|---|---|---|
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Meine Unterlagen
Pflichtdokumente für das Onboarding.
Meine persönlichen Daten
Aus deinem Personalfragebogen. Änderungen meldest du hier.
Der Personalfragebogen ist die Grundlage dieser Angaben. Du kannst ihn
jederzeit öffnen, ausfüllen und ergänzen — er sperrt nichts, und
niemand wird dazu aufgefordert.
Erweitertes Führungszeugnis
Das erweiterte Führungszeugnis wird ausschließlich im Original eingesehen. Es wird nicht
eingescannt, nicht hochgeladen und nirgends im Portal gespeichert. Festgehalten wird allein, was
§ 72a Abs. 5 SGB VIII erlaubt: dass Einsicht genommen wurde, das Datum des Zeugnisses und ob einschlägige
Verurteilungen vorliegen. Diese drei Angaben trägt die Leitung nach der Einsicht ein.
Zum Beantragen brauchst du ein Anforderungsschreiben des Trägers. Das Portal legt es dir hier als PDF-Datei ab - fertig zum Ausdrucken, ohne Browserzeilen am Rand.
Nimm es zusammen mit deinem Ausweis mit ins Bürgerbüro.
Alle meine Dokumente
| Typ | Beschreibung | Datei | Datum | Status |
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Dashboard (Leitung)
Übersicht aller relevanten Informationen für Leitung und Geschäftsführung.
Heute zu tun
Nur was offen ist. Jede Zeile führt dorthin, wo es erledigt wird.
Pin-Verwaltung
Übersicht aller verschickten Pins und deren Bestätigungsstatus.
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Stunden und Tagessätze
Einzelne Einträge ansehen und genehmigen. Ob jemand so viele Tage
eingereicht hat, wie im Dienstplan stehen, zeigt Abrechnung.
Erfasst diesen Monat
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Mitarbeiter
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Offen / zu genehmigen
—
Alle Einträge
| Mitarbeiter | Datum | Klient | Tätigkeit | Dauer | Betrag | Status | Aktion |
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Abrechnung prüfen
Alles zu einem Monat an einer Stelle: was der Dienstplan sagt, was
eingereicht wurde, und was noch auf eine Entscheidung wartet.
Grundlage sind die geplanten, nicht abgesagten Einsatztage im gewählten Monat und die
Einträge, die die Person selbst erfasst hat. Weichen beide voneinander ab, heißt das
nicht, dass etwas falsch ist — eine kurzfristig übernommene Schicht steht oft nicht im
Plan. Die Liste sagt, worüber zu sprechen ist.
Nach Person
Zeile anklicken zum ÖffnenLädt…
Fehlende Tagesberichte
Jeder Tag vom Aufnahmetag an bis gestern, zu dem kein gültiger Tagesbericht vorliegt — und wer an diesem Tag laut Dienstplan im Einsatz war.
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Tagesberichte
Alle Berichte
| Datum | Klient | Betreuung | Stimmung | Medikation | Detail | |
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Fehlende Tagesberichte
Jeder Tag vom Aufnahmetag an bis gestern, zu dem kein gültiger Tagesbericht vorliegt.
Wird geprüft …
Wochenbericht
Betreuungskräfte schreiben keine Wochenberichte. Die pädagogische Leitung verdichtet die Tagesberichte fachlich — links die Woche, rechts der Bericht.
Gespeicherte Wochenberichte
Neueste zuerst. Ein Klick öffnet die Woche.
Die Woche
Alle Tagesberichte und Beiträge dieser Woche. Rot heißt: An diesem Tag liegt kein
Bericht vor, obwohl er zwischen Aufnahme und heute liegt.
PAUL Hilft in zwei Schritten
Sieben vollständige Tagesberichte gehen über die Eingabegrenze. Deshalb erst jeden Tag
auf drei bis vier Zeilen verdichten, dann die Woche aus diesen Verdichtungen. Die
Verdichtungen bleiben stehen und werden mitgespeichert — so bleibt jeder Absatz auf
seine Quelltage zurückführbar. PAUL erfindet nichts: Er formuliert und
verdichtet, was in den Tagesberichten steht. Was am Ende dort steht, verantwortest du.
Der Wochenbericht
Dienstbesprechung
Ein Protokoll gehört zu genau einem Fall. Wer Zugriff auf den Fall hat, sieht
das Protokoll — wer keinen hat, sieht es nicht, auch wenn er dabei war. Die zehn Blöcke sind
Tobis Ablaufplan; die Leitfragen stehen als Hilfe daneben und müssen nicht abgearbeitet werden.
Termine
Neueste zuerst. Fallnummer links, ein Klick öffnet das Protokoll.
Laden…
Links einen Termin wählen. Steht dort noch keiner, legt die Leitung einen an —
mit Fall, Datum und Uhrzeit.
Ereignis melden
Für außergewöhnliche Ereignisse: erhebliche Selbst- oder Fremdgefährdung, Gewalt, Abgängigkeit, Polizei, Rettungsdienst oder Klinik, massive Sachbeschädigung, grenzverletzendes Verhalten, gewichtige Kinderschutzereignisse.
Zuerst anrufen. Immer.
Die Leitung ist rund um die Uhr erreichbar. Dieses Formular ist kein Alarm und wird nachts von niemandem gelesen — es hält fest, was du am Telefon schon gemeldet hast. Stichpunkte genügen, den Bericht schreibt die Leitung mit dir zusammen.
Hast du die Leitung telefonisch informiert?
Eine Meldung bringt niemandem Ärger ein. Eine verspätete Meldung schon.
Sonderberichte
Gemeldete Ereignisse, ihre Kenntnisnahme und der Sonderbericht — links die Meldungen, rechts der Bericht.
Links einen Vorgang wählen. Bis dahin gibt es hier nichts zu tun — und das ist die beste Nachricht dieser Seite.
Kilometer & Auslagen
Kilometerabrechnungen
| Mitarbeiter | Monat | km | Betrag | Status | Aktion |
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Onboarding-Übersicht
Alle Mitarbeiter
| Mitarbeiter | Personalfragebogen | Führungszeugnis | RV-Befreiung | Gesamt |
|---|---|---|---|---|
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Offene Änderungsanträge
| Mitarbeiter | Angaben | Gestellt | Aktion | |
|---|---|---|---|---|
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Mitarbeiter
Stammdaten, Zugänge und Nachweise. Ein Konto wird nie gelöscht, sondern auf inaktiv gesetzt.
Mitarbeiterübersicht
| Mitarbeiter/in | Rolle & Funktion | Offene Punkte | Personalfragebogen | Status | Aktionen |
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Export
Daten für Jugendamt, Lohnbuchhaltung oder Steuerberater exportieren.
Zeitraum
Arbeitszeiten & Einsätze
Alle erfassten Einsätze — Tagessätze, Stunden, Shuttle, Bereitschaft. Für Lohnbuchhaltung und Jugendamt.
Tagesberichte
Alle Tagesberichte im Zeitraum. Für Hilfeplanung, Jugendamt und interne Dokumentation.
Die Auswahl oben gilt auch hier: Ist ein Klient gewählt, enthält das PDF nur
diesen Fall. Ohne Auswahl bekommt jeder Fall eine eigene Seite.
Kilometerabrechnungen
Alle eingereichten und genehmigten Fahrtkosten. Für Steuerberater und Lohnbuchhaltung.
Auslagenerstattungen
Alle eingereichten Auslagen mit Positionen und Beträgen. Für Buchhaltung und Steuerberater.
Komplettexport
Alle vier Kategorien als separate CSV-Dateien — ideal für den Steuerberater am Monats- oder Quartalsende.
Meine Export-Historie
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Kartei
Jugendämter, Kliniken, Schulen, Vormundschaften und Fachdienste wie Supervision oder Sport- und Medienpädagogik — mit Ansprechpersonen. Beim Anlegen eines Klienten wird die anfragende Stelle hier ausgewählt.
Neuen Kontakt aufnehmen
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Stelle
Meine Klienten
Die Fälle, in deren Betreuungsteam du stehst.
| Kürzel | Name | Hilfeart | Start | |
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Hier stehen die Klienten, bei denen du im Betreuungsteam stehst.
Klienten
Klienten anlegen, verwalten und Aufnahme-Checkliste pflegen.
Neuen Klienten anlegen
wird automatisch vergeben
Nach dem Anlegen öffnen sich automatisch Stammdaten und Checkliste.
| Fallnummer | Name | Hilfeart | Checkliste | Aktion |
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Löschprotokoll
Ein-/Ausklappen
Betreuungsfotos
Fotos hochladen — danach sicher vom Handy löschen. Strukturiert nach Klient und Datum.
Foto hochladen
Fotos auswählen oder hier ablegen
JPG, PNG · · Mehrere gleichzeitig möglich
Alle Fotos
Urlaub und Abwesenheit
Anträge gehen an die Leitung. Genehmigte Zeiträume erscheinen im Teamkalender.
Neuer Antrag
Meine Zeiträume
| Art | Zeitraum | Tage | Status | |
|---|---|---|---|---|
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Urlaubsanträge
Offene Anträge entscheiden. Die Tageszahl lässt sich beim Genehmigen korrigieren — Feiertage rechnet das Portal nicht mit.
Offen
| Mitarbeiter/in | Art | Zeitraum | Tage | Anmerkung | Entscheidung |
|---|---|---|---|---|---|
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PAUL Pädagogischer Assistent
Pädagogischer Assistent und Lernbegleiter. PAUL kennt das SGB VIII, die Jugendhilfe-Praxis und beantwortet Fachfragen. Er gibt Orientierung — keine Rechtsberatung. Bei kritischen Situationen immer die Leitung einbeziehen.
Hallo, ich bin PAUL — dein pädagogischer Assistent. Ich helfe dir bei Fachfragen rund um SGB VIII, Jugendhilfe-Praxis, Dokumentation und Verfahren.
Was kann ich für dich tun?
Was kann ich für dich tun?
PAUL gibt Orientierung, keine Rechtsberatung · Bei Notfällen sofort Leitung informieren
App installieren
SPIELRAUM.Chat läuft auf Nextcloud Talk — so heißt auch die App im Store.
Serveradresse: cloud.spielraum-jh.de
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